Für die Ausstellung und den Empfang von Rechnungen gelten ab 2025 neue Vorgaben. Viele Unternehmen müssen dann eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ausstellen können. Welche Übergangsregelungen für Vereine gelten, erklärt Steuerberaterin Silvia Lang von Ecovis in Berlin.
Diese neue Regel gilt auch für gemeinnützige Vereine, wenn sie Dienstleistungen oder Produkte an andere Unternehmen erbringen bzw. verkaufen. Alle Sphären eines Vereins, in denen Waren verkauft oder Dienstleistungen erbracht werden, können somit betroffen sein.
Was ist die E-Rechnung?
Bei einer E-Rechnung werden die Informationen einer Rechnung vollständig elektronisch, z. B. per E-Mail, und in Form eines bestimmten strukturierten Datensatzes übermittelt. Die derzeit am meisten verbreiteten Formate sind die „XRechnung“ oder die „ZUGFeRD-Rechnung“. Die E-Rechnung selbst bietet somit als XML-Datensatz keine bildhafte Darstellung. Für das Lesen der Datensätze wird eine entsprechende Software benötigt. Ein PDF-Dokument oder eingescannte Dokumente sind keine E-Rechnungen!
Wie ist die Rechtslage ab dem 1. Januar 2025?
Vereine müssen E-Rechnungen über Dienstleistungen und Waren von anderen inländischen Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 annehmen und elektronisch speichern können. Außerdem müssen ab dem 1. Januar 2025 grundsätzlich auch Ausgangsrechnungen an inländische Unternehmer im E-Rechnungsformat gestellt werden. Im Rahmen einer Übergangsfrist sind jedoch bis Ende Dezember 2026 Papier- und PDF-Rechnungen noch zulässig. Bei PDF-Rechnungen bedarf es der Einwilligung des Empfängers.
Ab 1. Januar 2027: Die Übergangsregelung gilt nur noch für Vereine mit weniger als 800.000 Euro Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr. Spenden, echte Mitgliedsbeiträge und Zuschüsse zählen dementsprechend nicht dazu.
Ab dem 1. Januar 2028 sind für alle Rechnungen an inländische Unternehmen nur noch E-Rechnungen erlaubt.
Gibt es Ausnahmen bei der E-Rechnung?
Für Kleinbetragsrechnungen, also Rechnungen mit einem maximalen Bruttobetrag von 250 Euro, für Fahrausweise und für Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG umsatzsteuerfrei sind, darunter fallen zum Beispiel Pachterträge, sind keine E-Rechnungen auszustellen.
Welche Aufbewahrungspflichten gelten für Vereine?
Vereine dürfen auch E-Rechnungen nicht einfach löschen – auch dann nicht, wenn sie die Rechnungen vorher ausgedruckt und aufbewahrt haben. Sie müssen die Originalrechnung, also die E-Rechnung selbst, zehn Jahre lang aufbewahren. Der Ausdruck ist nur eine Kopie.
Was Vereine beachten sollten!
„Auch wenn viele Vereine dank der Übergangsvorschriften nicht sofort selbst E-Rechnungen stellen müssen, sollten sie sich auf die Umstellung vorbereiten“, rät Steuerberaterin Silvia Lang. „Ab dem 1. Januar 2025 müssen sie E-Rechnungen empfangen können, denn dafür ist keine Übergangsfrist vorgesehen“, erklärt die Ecovis-Expertin.
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